Mission et règlements

MISSION

Tel que prévu à l’article 3 des règlements de l’Association, notre mission est composée des éléments suivants :

Regrouper les greffiers (ères) de cours municipales ainsi que leurs adjoints(es) et leurs greffiers(ères) suppléants(es), et établir un secrétariat pour servir de lien entre ses membres;
Promouvoir des échanges efficaces et profitables des connaissances et expériences par le biais des rencontres régionales;
Aider au perfectionnement de ses membres, et, à cette fin, organiser des journées d'études, des séminaires, des colloques, et autres rencontres;
Établir une représentation auprès des divers organismes, ministères, associations et intervenants qui oeuvrent pour la plupart dans le monde judiciaire, dans le but de participer à l'élaboration de politiques et/ou lois qui concernent les cours municipales, et, d'étudier les problèmes communs afin de les solutionner;
Améliorer le statut de ses membres.

RÈGLEMENTS DE l'ASSOCIATION
Section 1 - GÉNÉRALITÉS
Section 2 - LES MEMBRES
Section 3 - ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Section 4 - LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Section 5 - LES OFFICIERS DE LA CORPORATION
Section 6 - FINANCES

Section 1-GÉNÉRALITÉS

No 1 Dénomination sociale :

Association des greffiers de cours municipales du Québec (L`).Dans le présent règlement, les termes organisme et corporation désignent : Association des greffiers de cours municipales de Québec (L`).
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No 2 SIÈGE SOCIAL :
Le siège social de l’organisme est établi au greffe du (de la) président(e) élu(e).
90-10-05

No 3 BUTS :
A) Regrouper les greffiers (ères) de cours municipales ainsi que les greffier (ères)-adjoint (es) de cours municipales de la province du Québec et établir un secrétariat pour servir de
lien entre ses membres ;
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B) Promouvoir, protéger et développer les intérêts professionnels, matériels, culturels et sociaux de ses membres ;
C) Aider au perfectionnement de ses membres et à cette fin, réaliser des journées d’études, des séminaires, des colloques, des symposiums et autres rencontres similaires ;
D) Améliorer le statut de ses membres ;
E) Maintenir des relations professionnelles avec les principaux organismes et associations oeuvrant dans le monde judiciaire.
90-10-05
4-00.03.31
6.2 Association des greffiers de cours municipales du Québec

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Section 2- LES MEMBRES :
No 4 CATÉGORIE DE MEMBRES :
Il y a deux (2) catégories de membres : les membres actifs et les membres honoraires.
90-10-05

No 5 Tout greffier (ère) ou greffier (ère)-adjoint(e) d’une cour municipale du Québec intéressé(e) à participer aux activités de l’organisme peut devenir «MEMBRE ACTIF » en se conformant aux conditions suivantes :
99-10-08
A) Être un ou une greffier (ère) ou un ou une greffier (ère)-adjoint(e) ou un ou une greffier(ère) suppléant(e) de cour municipale au sens de la Loi ;
99-10-08
B) Être accepté(e) membre par l’association ;
C) Se conformer aux règlements et statuts de l’association ;
D) Payer sa cotisation pour l’année en cours. Ladite cotisation étant établie annuellement par le conseil d’administration. Sauf sur approbation du conseil d’administration, le statut de
membre actif de l’association n’est pas transférable, étant rattaché au membre et non au poste. Le conseil d’administration publie la liste des membres en règle lors de l’assemblée générale annuelle.
90-10-05

No 6 Le conseil d’administration pourra en tout temps accepter comme « MEMBRE HONORAIRE » toute personne qui mérite ce titre. Le « MEMBRE HONORAIRE » ne paie pas de frais de cotisation annuelle.
90-10-05

No 7 CARTES DE MEMBRE :
Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membres.
90-10-05
4-00.03.31
Règlements 6.3

No 8 SUSPENSION ET EXPULSION :
Le conseil d’administration peut, par résolution adoptée par la majorité des membres du conseil présents, à une assemblée spécialement convoquée à cette fin, suspendre, pour une période qu’il détermine, ou expulser un membre de la corporation qui :
A) Néglige de payer sa cotisation annuelle ;
B) Ne respecte pas le règlement de la corporation ;
C) Poursuit des activités ou a une conduite contraires aux intérêts de la corporation.
La décision du conseil d’administration est finale et sans appel.
90-10-05

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Section 3 – ASSEMBLÉES GÉNÉRALES :
No 9 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES :
Il y aura au moins trois (3) assemblées générales annuelles des membres. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu des assemblées. Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins dix (10) jours avant la réunion, mais l’assemblée
générale peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.
95-06-09

No 10 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE :
Le conseil d’administration ou le tiers (1/3) des membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée générale aux lieu, date et heure qu’ils fixent.
90-10-05

No 11 QUORUM :
L’assemblée générale est constituée de tous les membres actifs qui ont acquitté leur cotisation annuelle, mais il suffit de la présence du tiers (1/3) des membres actifs pour constituer un quorum suffisant et rendre l’assemblée valide.
90-10-05
4-00.03.31
6.4 Association des greffiers de cours municipales du Québec

No 12 VOTE :
Seuls les membres actifs en règle ont droit de vote. Le vote par procuration est prohibé. Chaque membre a droit à un seul vote.
95-06-09

No 13 PROCÈS-VERBAL :
Le procès-verbal de chaque assemblée générale devra être rédigé sans délai et approuvé à l’assemblée suivante.
90-10-05

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Section 4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION :
No 14 NOMBRE D’ADMINISTRATEURS :
Le conseil d’administration comporte, parmi ses membres, un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier et un coordonnateur.
Une résolution peut être adoptée dès qu’il y a majorité simple des voix. En cas d’égalité, le(la) président(e) dispose d’une voix prépondérante. Le vote par procuration est prohibé.
95-06-09

No 15 CENS D’ÉLIGIBILITÉ ET CONDITIONS :
Tout membre actif en règle de l’association peut devenir membre du conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés. Seules sont remboursées les dépenses encourues pour la corporation.
90-06-09

No 16 DURÉE DES FONCTIONS :
Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux (2) ans. La date d’entrée en fonction des nouveaux élus est le 1er janvier suivant l’élection. Ils peuvent être réélus à la fin du terme.
94-06-10
4-00.03.31
Règlements 6.5

No 17 VACANCE :
Il y a vacance dans le conseil d’administration lors de :
A) La maladie ou le décès d’un des membres ;
B) La démission par écrit d’un membre du conseil ;
C) L’expulsion d’un membre du conseil (mauvaise conduite) ;
D) Absences non motivées trop fréquentes (demande de démission) ;
E) La perte des qualités requises.
Toute vacance survenant au conseil d’administration est comblée comme suit :
Pour les postes de président, de vice-président, de trésorier, de
secrétaire ou de coordonnateur, il y a élection si la vacance survient durant les premiers quinze (15) mois du mandat.
Le poste est comblé par le conseil d’administration , si la vacance survient durant les derniers neuf (9) mois.
95-06-09

No 18 ÉLECTIONS :
Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois l’an, à l’occasion de la dernière assemblée générale de la deuxième année d’un mandat. Les années paires pour les
postes de président et de trésorier. Les années impaires pour les postes de vice-président,
secrétaire et coordonnateur.

No 19 TENUE DU SCRUTIN :
Seul un membre dont le nom apparaît sur la liste des membres en règle publiée lors de l’assemblée générale tenue au mois de juin de l’année de l’élection a le droit de voter. Toute autre personne dont le nom n’apparaît pas sur la liste officielle et qui désire exercer son droit de vote doit fournir, à la satisfaction du comité d’élection, la preuve de sa qualité de membre en règle.
90-06-09
4-00.03.31
6.6 Association des greffiers de cours municipales du Québec ;
2010-03-19, rés. A10-03-003.

No 20 COMITÉ D’ÉLECTION :
Il est formé par un président qui n’est pas un membre actif de l’association et secondé par deux (2) membres actifs. Le président et les deux (2) membres actifs sont nommés par l’assemblée générale tenue en juin sur recommandation du conseil d’administration .

Le comité d’élection a pour mandat :

1. Supprimé ;
2. de recevoir les candidatures aux différents postes de membres du conseil d’administration et de vérifier leur conformité ; de faire état des mises en candidature le 16 septembre par courriel ; les candidats à ces postes doivent être appuyés par la signature de deux (2) membres ;
3. de déclarer élu l’unique candidat à un siège ;
4. d’organiser une élection s’il y a plus d’un candidat pour un siège au conseil d’administration et de déclarer élu le candidat ayant une majorité simple ;
5. de présenter la liste des candidats élus à l’assemblée générale des membres .
95-06-09 ;
2010-03-19, rés. A10-03-003.

No 21 PROCÉDURES D’ÉLECTION :
La période de mise en candidature sera ouverte le lundi suivant la réunion de juin. Elle se terminera le 15 septembre de chaque année. Dans les trois (3) jours suivants la fin de la période de mise en candidature, le comité d’élection transmet par courriel à tous les membres, la liste des candidats uniques et des candidats qui feront l’objet d’une élection pour chaque poste. Le comité d’élection informe alors les membres actifs de la date de la journée d’élection et de celle du vote par anticipation et de ses modalités.

Le scrutin est fait suivant l’un de ces modes :

1. Vote par anticipation : Le vote par anticipation se fait sur des bulletins numérotés transmis entre le 20 et le 27 septembre de la même année par le comité d’élection à la demande d’un membre actif. Les bulletins devront être reçus par poste certifiée au bureau du président d’élection au plus tard le 1er octobre précédant la date d’élection.
4-00.03.31
Règlement 6.7
2. Vote en personne lors de la journée d’élection : Tout membre qui ne s’est pas prévalu du vote par anticipation pourra exercer en personne son droit de vote lors de la journée d’élection.
95-06-09 ;
2010-03-19, rés. A10-03-003.

No 22 MISE EN CANDIDATURE :
La mise en candidature d’un membre doit se faire par le dépôt au comité d’élection d’un formulaire de mise en candidature complété selon la formule I jointe au présent règlement comme annexe A pour en faire partie intégrante. Le formulaire de mise en candidature est mis à la disposition de tous les membres sur le site internet de l’association : http://www.agcmq.qc.ca .

Le bulletin de mise en candidature doit être signé par deux (2) membres habiles à voter à l’élection pertinente et contenir l’acceptation écrite du candidat. Pour être recevable, le bulletin doit avoir été déposé à l’adresse du président d’élection, transmis par voie de courrier ordinaire, par télécopieur au numéro indiqué ou par courriel à l’adresse indiquée. De plus, il doit être reçu au plus tard le 15 septembre à 17h00. Si le 15 septembre tombe un samedi, un dimanche ou un jour non juridique, le dépôt peut être valablement fait le jour juridique suivant, avant 17h00.
Le comité d’élection confirme par écrit au candidat que sa candidature est reçue et qu’elle est recevable et conforme.
95-06-09 ;
2010-03-19, rés. A10-03-003.

No 23 ÉLECTION PAR ACCLAMATION :
Si, à l’expiration du délai ci haut mentionné, une seule candidature a été déposée, le candidat ayant posé sa candidature est élu par acclamation ; le rapport de cette élection est transmis aux membres par le comité d’élection.
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No 24 REJET D’UN BULLETIN DE PRÉSENTATION
Le comité d’élection doit rejeter tout bulletin qui n’est pas complété conformément à la formule I. Sans délai, il en informe par écrit le candidat en indiquant les motifs.
4-00-03-31
6.8 Association des greffiers de cours municipales du Québec
95-06-09 ;
2010-03-19, rés. A10-03-003.

No 25 ABSENCE DE CANDIDATURE :
Lorsque, pour un poste donné, aucun bulletin de présentation valide n’a été reçu, le comité d’élection doit en informer le conseil d’administration avant le 1er septembre de la même année.

Celui-ci fait alors les démarches requises pour solliciter au moins deux (2) candidatures auprès des personnes éligibles au poste concerné. Le conseil d’administration doit avoir complété ces démarches au plus tard le 15 septembre, à défaut de quoi, les dispositions de l’article 26 s’appliquent.

Tout membre éligible, qui accepte d’être mis en candidature par l’application de la procédure prévue au présent article, doit remettre au comité d’élection de l’association, avant le 1er octobre, un document contenant son acceptation préparé conformément à la formule II jointe au présent règlement comme annexe B pour en faire partie intégrante. Si, dans le délai prévu, le comité d’élection reçoit, pour un siège donné, au moins deux (2) formules dûment complétées conformément à l’annexe B, la procédure électorale se poursuit de la même façon que si lesdites candidatures avaient été déposées dans les délais prescrits.
95-06-09 ;
2010-03-19, rés. A10-03-003.

No 26 INSUFFISANCE DE CANDIDATURE :
Lorsque aucune candidature n’a été reçue conformément aux dispositions du présent chapitre, le président d’élection procède à l’élection qui se fait par vote secret, lors de l’assemblée générale en octobre, sur simple proposition verbale dûment appuyée par et parmi les membres en règle et acceptation du membre proposé. Les autres dispositions du présent chapitre qui ne sont pas inconciliables avec le présent article s’appliquent.
95-06-09
4-00.03.31
Règlements 6.9

No 27 RÉSULTAT DU VOTE :
Le candidat qui, après addition des votes, a reçu le plus grand nombre de suffrages doit être proclamé élu par le président d’élection.

1. Les nominations par acclamation seront transmises au conseil d’administration au plus tard le 30 septembre.
2. Le dépouillement des votes par anticipation se fera après le dépouillement général.
3. Les résultats seront divulgués le vendredi après-midi lors de l’assemblée générale.
95-06-09 ;
2010-03-19, rés. A10-03-003.

No 28 ÉGALITÉ DES VOIX :
Si deux (2) candidats ou plus ont reçu le même nombre de suffrages, le président d’élection doit alors procéder au tirage au sort et proclamer ensuite élu le candidat que le sort a favorisé.
95-06-09

No 29 IRRÉGULARITÉ :
Aucune irrégularité, erreur ou omission dans l’application de la procédure électorale n’affecte en quoi que ce soit la validité des élections et aucun candidat élu ne peut être en conséquence empêché d’occuper son poste sous prétexte de quelque erreur ou irrégularité.
95-06-09

No 30 DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS :
(1)
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les
affaires de la corporation :
A) Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’organisme conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les
modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent pour réaliser les buts de la corporation ;
B) Il détermine les conditions d’admission des membres ;
C) Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées ;
D) Il représente l’association, crée les comités et nomme les délégations.
90-10-05
4-00.03.31
6.10 Association des greffiers de cours municipales du Québec

No 31 RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION :
(1)
Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la corporation.
90-10-05

No 32 QUORUM :
(1)
Il y a quorum si trois (3) des membres du conseil d’administration sont présents.
90-10-05

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Section 5 – LES OFFICIERS DE LA CORPORATION :
No 33 POUVOIRS :
A) Le conseil d’administration est investi des pouvoirs nécessaires pour poser tout acte administratif ou de régie interne qu’il juge utile et dans l’intérêt de l’association, le tout en conformité avec le présent règlement ;
B) Le conseil d’administration peut adopter des règlements de régie interne, lorsque les deux tiers (2/3) des membres présents à la réunion votent en faveur desdits règlements.
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No 34 LE(LA) PRÉSIDENT(E) :
(1)
Préside toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des membres de l’organisme et peut faire partie ex-officio de tous les comités d’études. Surveille l’exécution des décisions prises au conseil d’administration et remplit toutes les charges qui lui sont
attribuées durant le cours de son mandat. Signe avec le(la) secrétaire, les documents qui engagent la corporation. Est également chargé(e) des relations extérieures de l’organisme.
90-10-05
4-00.03.31
Règlements 6.11

No 35 LE(LA) VICE-PRÉSIDENT(E) :
(1)
Le(la) vice-président(e) remplace le(la) président(e) en son absence et exerce alors toutes les prérogatives du ou de la président(e) et peut faire partie ex-officio de tous les comités d’études.
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No 36 LE(LA) SECRÉTAIRE :
(1)
Rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d'administration. Signe les documents avec le(la) président(e) et rédige les rapports.
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No 37 LE(LA) TRÉSORIER(ÈRE) :
A la charge et la garde des fonds et valeurs de la corporation et dépose ces fonds et valeurs dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration. A la charge de tous les livres de comptabilité. Fait rapport au conseil d’administration de la situation financière de la corporation. Signe tous les documents requérant sa signature.
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No 38 LE(LA) COORDONNATEUR(TRICE) :
(1)
Coordonne les activités des membres du conseil d’administration.
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No 39 LES COMITÉS :
(1)
Le conseil d’administration peut confier des études à des comités et doit permettre à tous les membres de l’organisme de prendre connaissance du rapport de chaque comité.
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No 40 ARCHIVISTE :
(1)
L’assemblée générale nomme un(e) archiviste. Il(elle) a la garde des archives, procès-verbaux, registres et autres documents de l’association.
90-10-05
4-00.03.31
6.12 Association des greffiers de cours municipales du Québec

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Section 6 – FINANCES :

No 41 SIGNATURE :
(1)
Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce engageant l’organisme doivent être signés par le(la) président(e) et le(la) trésorier(ère) en l’absence de l’un ou l’autre, par le(la) vice-président(e). Tout chèque payable à la corporation doit être déposé au compte de la corporation. Tout contrat ou convention engageant l’organisme peuvent être signés par le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la) trésorier(ère) ou toute autre personne désignée par résolution du conseil d’administration.
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No 42 AFFAIRES BANCAIRES :
(1)
C’est le conseil d’administration qui détermine la ou les banques ou caisses populaires où le(la) trésorier(ère) peut effectuer les opérations bancaires.
90-10-05

No 43 L’EXERCICE FINANCIER :
(1)
L’exercice financier commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre.
94-06-10

No 44 VÉRIFICATIONS :
(1)
Les livres de la corporation seront sujets à examen lors des assemblées générales.
90-10-05

No 45 VÉRIFICATEURS :
(1)
Le(s) vérificateur(s) est ou sont nommé(s) par les membres réunis lors de la dernière assemblée générale annuelle. En cas de refus ou d’incapacité d’agir, le conseil nomme un (d’)autre(s) vérificateur(s) qui demeure(nt) en fonction jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.
90-10-05
4.00.03.31
Règlements 6.13

No 46 MODIFICATIONS À LA CONSTITUTION ET AUX RÈGLEMENTS
(1)
Pour amender un article à la constitution et aux présents règlements, un avis de motion doit être transmis à chacun des membres actifs de l’association au moins sept (7) jours avant la tenue de l’assemblée où cet avis de motion sera discuté. Un tel avis de motion doit contenir le texte de l’amendement proposé. Pour amender en tout ou en partie la présente constitution et ses règlements, il faudra un vote favorable des deux tiers (2/3) des
membres actifs présents à l’assemblée.
95-06-09

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